IMS-Software im Vergleich – große Plattform, Excel oder IMScheck?
Für ein integriertes Managementsystem gibt es drei typische Wege: eine große Software-Plattform mit vielen Modulen, selbstgebaute Lösungen mit Excel, Word und Dateiablage – oder IMScheck. IMScheck ist aus der Praxis entstanden und macht genau das, was ein Managementsystem nach ISO braucht: nicht mehr, aber auch nicht weniger.
BETAEinführungsphase: IMScheck PRO ist bis 1.1.2027 kostenlos – Vollversion, volle Sicherheit.
So unterstützt IMScheck – kurz zusammengefasst
- Fünf ISO-Normen integriert, gemeinsame Anforderungen nur einmal.
- Anforderungen als Aufgaben, gelenkte Dokumente, Nachweise an der Anforderung.
- Audits mit zentralen Checklisten, Feststellungen werden zu Maßnahmen.
- KVP mit Ideen ohne Login und Wirksamkeitsprüfung.
- Sofort startklar, transparente Preise, Daten in der EU.
Der Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | IMScheck | Große Plattformen | Excel, Word & Co. |
|---|---|---|---|
| Ausrichtung | Gebaut für integrierte Managementsysteme nach ISO | Breite Suiten für Qualität, Compliance, Risiko, Prozesse u. v. m. | Allzweck-Werkzeuge ohne Bezug zur Norm |
| Mehrere Normen integriert | ISO 9001, 14001, 45001, 50001 und 27001 in einem System – gemeinsame Anforderungen nur einmal | Meist möglich, häufig als einzelne Module lizenziert | Je Norm eigene Dateien – Integration nur von Hand |
| Einführung | Selbst registrieren, Normen wählen, loslegen | Häufig ein Einführungsprojekt mit Beratung und Anpassung | Sofort – die Struktur muss man aber selbst bauen und pflegen |
| Kosten | Transparent ab 39 €/Monat – bis 1.1.2027 kostenlos | Häufig Lizenz je Modul und Nutzer plus Projektkosten | Lizenz meist vorhanden – der Aufwand steckt in Pflege und Suche |
| Normanforderungen | Anforderungen werden zu Aufgaben mit Status, Verantwortlichen und Nachweisen | Je nach Produkt und Konfiguration | Eigene Checklisten, die man aktuell halten muss |
| Dokumentenlenkung | Versionen, Freigabe und Nachweise an einem Ort | Ja, oft sehr umfangreich | Dateiablage ohne Freigabe-Workflow |
| Audits und Checklisten | Audit-Sammlungen, zentrale Checklisten, aus jedem Prüfpunkt per Klick eine Maßnahme | Ja, häufig konfigurationsintensiv | Checklisten in Word, Maßnahmen in einer separaten Liste |
| KVP und Wirksamkeit | KVP-Board, Ideen per QR-Code ohne Login, Abschluss erst nach Wirksamkeitsprüfung | Ja, je nach Modul | Keine Status-, Fristen- oder Wirksamkeitslogik |
| Nachvollziehbarkeit | Revisionssicheres Änderungsprotokoll | Ja | Wer hat wann was geändert? Kaum nachvollziehbar |
| Datenstandort | EU (Frankfurt) | Je nach Anbieter und Vertrag | Je nach Ablage (lokal oder Cloud) |
Die Angaben zu „Große Plattformen“ und „Excel, Word & Co.“ beschreiben typische Merkmale der jeweiligen Kategorie, nicht einzelne Produkte. Stand: Oktober 2026.
Große Plattformen: viel Funktion, viel Aufwand
Umfassende Plattformen decken Qualität, Compliance, Risiko, Lieferanten, Schulungen und oft noch mehr ab und lassen sich tief in ERP- und HR-Systeme einbinden. Für Konzerne mit vielen Standorten und eigenen Teams für die Systempflege kann das genau richtig sein.
Für kleine und mittlere Organisationen bedeutet das häufig: Module bezahlen, die nie genutzt werden, eine Einführung als Projekt mit Beratung und eine Oberfläche, die ohne Schulung schwer zu bedienen ist. Das Managementsystem wird dann zum IT-Projekt statt zum Werkzeug.
Excel, Word und Co.: schnell begonnen, schwer integriert
Viele Managementsysteme starten mit Tabellen und Dokumenten – verständlich, denn die Werkzeuge sind vorhanden und vertraut. Mit jeder weiteren Norm wächst aber die Zahl der Dateien: Maßnahmenlisten, Auditberichte, Dokumentenverzeichnisse und Checklisten, jeweils pro Norm.
Eine echte Integration ist so kaum machbar: Gemeinsame Anforderungen werden mehrfach gepflegt, Versionen laufen auseinander, Fristen werden übersehen, und vor dem Audit beginnt die Suche nach Nachweisen. Wer wann was geändert hat, lässt sich meist nicht mehr nachvollziehen.
IMScheck: aus der Praxis, für die Praxis
IMScheck ist aus der täglichen Arbeit mit Managementsystemen entstanden. Deshalb gibt es genau die Funktionen, die man für ein IMS braucht – und keine, die man erst wegkonfigurieren muss.
Anforderungen werden zu Aufgaben mit Verantwortlichen und Nachweisen. Dokumente werden gelenkt und freigegeben. Audits laufen über zentrale Checklisten, Feststellungen werden zu Maßnahmen, und im KVP wird jede Maßnahme erst nach der Wirksamkeitsprüfung abgeschlossen. Mehrere Normen teilen sich dieselbe Struktur, gemeinsame Anforderungen werden nur einmal erfüllt.
Alle Daten liegen in der EU (Frankfurt), jede Änderung wird revisionssicher protokolliert, und die Preise stehen offen auf der Preisseite – ohne Einführungsprojekt.
Was passt zu wem?
Große Plattform: wenn Sie ein Konzern mit vielen Standorten sind, tiefe ERP-Integration brauchen und ein eigenes Team für die Systempflege haben.
Excel und Co.: wenn Sie ganz am Anfang stehen, nur eine Norm haben und das System von wenigen Personen gepflegt wird – mit dem Wissen, dass der Aufwand mit jeder weiteren Norm steigt.
IMScheck: wenn Sie eine oder mehrere ISO-Normen integriert führen möchten, schnell startklar sein wollen und ein Werkzeug suchen, das Beschäftigte ohne lange Schulung verstehen.
Von Excel zu IMScheck in vier Schritten
1. Mit dem kostenlosen Reifegrad-Check in wenigen Minuten den Stand je Norm ermitteln.
2. Registrieren und die Normen wählen, die Sie führen – das Ergebnis des Checks wird übernommen.
3. Bestehende Dokumente hochladen und den Aufgaben als Nachweise zuordnen.
4. Offene Maßnahmen im KVP-Board erfassen und Verantwortliche festlegen.
Häufige Fragen
- Brauche ich als kleines oder mittleres Unternehmen eine große QM-Software?
- Meist nicht. Entscheidend ist, dass die Anforderungen der Normen abgedeckt sind: Dokumentenlenkung, Audits, Maßnahmen, Managementbewertung und Nachweise. Ein schlankes, spezialisiertes System ist dafür oft schneller eingeführt und einfacher zu bedienen.
- Kann man ein integriertes Managementsystem mit Excel führen?
- Für eine einzelne Norm und ein kleines Team ist das möglich. Bei mehreren Normen wird es aufwendig: Gemeinsame Anforderungen werden doppelt gepflegt, Versionen und Fristen laufen auseinander, und Änderungen sind kaum nachvollziehbar.
- Was kostet IMScheck?
- Der Reifegrad-Check ist dauerhaft kostenlos. IMScheck PRO kostet ab 39 € pro Monat für Einzelnutzer und 99 € pro Monat und Standort im Team-Tarif. In der Einführungsphase bis 1.1.2027 ist die Vollversion kostenlos.
- Wie schnell ist IMScheck einsatzbereit?
- Sie registrieren sich selbst, wählen Ihre Normen und können sofort mit den Aufgaben beginnen. Ein Einführungsprojekt ist nicht nötig.
- Kann ich meine bestehenden Dokumente weiterverwenden?
- Ja. Vorhandene Dokumente laden Sie hoch und ordnen sie den Normanforderungen als Nachweise zu. Ab dann laufen Versionen und Freigaben in IMScheck.
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Ausschließlich in der EU, in Rechenzentren in Frankfurt. Jede Änderung wird revisionssicher protokolliert.